Wczoraj jest jak wykorzystany czek. Zapomnij o nim.
Jutro to tylko niepewny weksel. Nie licz na niego.
Dzisiaj to brzęcząca gotówka. Zrób z niej użytek.

Chcę dziś zwrócić Waszą uwagę na niektóre problemy związane z gospodarowaniem czasem, po to by zainspirować Was do wyszukania i zlikwidowania swoich pożeraczy czasu.

Czy dobrze zarządzam swoim czasem? Co powoduje, że zamiast robić to co do nas należy zajmujemy się tym co do nas nie należy czyli tym, co kradnie nam cenny czas? Wyniki badań w 10 krajach zachodnioeuropejskich pokrywają się zadziwiająco z doświadczeniem wielu polskich menedżerów i pracowników, którzy brali udział w prowadzonych przeze mnie szkoleniach dotyczących zarządzania czasem. Na jednym z pierwszych miejsc  wymienia się zebrania. Nie  można ich uniknąć, ale powinny być bardziej efektywne.

Najczęstsze „grzechy” związane z zebraniami to:

  • brak planu zebrania – plany zebrań powinny być czymś więcej niż „listą rzeczy do zrobienia”. Powinny wykazywać, jakie informacje należy przedstawić i jakie decyzje podjąć, ludzie powinni przygotować się do nich z wyprzedzeniem.
  • zbyt wiele osób lub niewłaściwi ludzie – czy rzeczywiście musimy iść osobiście na to zebranie?
  • niepunktualność – powinno się określić spodziewany czas zakończenia, zaczynać i kończyć o czasie – czekanie na spóźnialskich godzi w tych, którzy są punktualni i tych, którzy powinni być już gdzie indziej, ich udział i wkład w zebranie i tak jest ograniczony.
  • brak kontroli nad przebiegiem zebrań – prowadzący nie umie kontrolować dyskusji i nie radzi sobie z konfliktami, zbyt dużo czasu poświęca się sprawom nieistotnym. Pilne i ważne sprawy powinno przedstawić się szybko i zostawić czas na dyskusję według przyjętych reguł.
  • działania, które należy podjąć po zebraniu nie są jasne – warto, by każdy wychodzący ze spotkania wiedział co, kto i kiedy ma zrobić, każdy uczestnik powinien otrzymać materiały z zebrania.

Inni „złodzieje czasu” w naszym życiu zawodowym to:

  • Niejasne cele – dobrze sformułowany cel powinien być: konkretny, wymierny, osiągalny, ale i ambitny i mieć ramy czasowe. Dobrze wiedzieć dokąd zmierzamy i co chcemy osiągnąć, aby móc kierować swoimi działaniami i czasem. Kto ma jasny cel, koncentruje swoje siły, również nieświadome, na jego realizacji. Większość ludzi poświęca dużo czasu wielu sprawom nieistotnym, trywialnym, zamiast skupiać swoją energię na  kilku kluczowych, istotnych zadaniach i celach. Warto odwołać się tu do zasady Pareto, mówiącej, że już 20% strategicznie, właściwie spożytkowanego czasu i energii przyniesie 80% wyników.
  • Priorytety – nieświadomość znaczenia i brak metody, często robi się to co jest pilne, a nie to co jest ważne. Powinno  zaczynać się od realizacji  spraw bardzo ważnych i pilnych, potem ważnych mniej pilnych, a sprawy mniej ważne lub tylko pilne odpowiednio delegować. Sprawy nieważne o niskiej pilności można odraczać, a nawet ignorować. Warto stosować zasadę : „znajdź  osobę, która zrobi to lepiej od Ciebie i  za mniejsze pieniądze”.
  • Nadmierne ambicje – planujemy na wyrost, w złudnym  przekonaniu, że wszystko od nas zależy i że sprawujemy nad wszystkim kontrolę. Trzeba nauczyć się planowania na miarę możliwości, ambitnie, ale realistycznie. Należy uwzględnić sprawy nieoczekiwane, w dobrym planie powinniśmy na nie przeznaczyć około 30% naszego czasu.
  • Brak czasu na planowanie – jest to pewien paradoks, który dobrze oddaje znana Coveyowska historyjka „Turysta spacerujący po lesie widzi drwala, który zmęczony i spocony piłuje drewno tępą piłą. Zdziwiony pyta: dlaczego nie naostrzy Pan tej piły?, a na to drwal:  „nie mam na to czasu, muszę piłować”. Poświęcenie codziennie 10 minut na dobre, pisemne zaplanowanie  dnia i jego  podsumowanie,  oszczędzi nam ogrom chaosu i czasowych strat.
  • Niejasny zakres kompetencji i pracy – wyjaśnić raz jeszcze z szefem lub podwładnym, co do kogo  należy, jakie są priorytety organizacji. Sprawdzić czy ludzie, którzy dla nas pracują naprawdę dokładnie wiedzą czego od nich oczekujemy.
  • Odbieranie każdego telefonu –  zaplanować czas na odbieranie telefonów, sms-ów i maili; jeśli to możliwe niech to robi osoba, której  czas jest tańszy. Czy w naszych priorytetach mieści się reagowanie na każdy telefon?
  • Zbyt długie rozmowy – brak planu prowadzenia rozmów, brak umiejętności stanowczego, ale uprzejmego odmawiania. Należy określić, ile czasu możemy poświęcić na rozmowę np. „Teraz  mam dla pana 5 minut, na dłuższą rozmowę  możemy umówić się w terminie…”
  • Nieoczekiwani goście – zaplanować politykę ”drzwi zamkniętych” i „drzwi otwartych”. Nie znaczy to że należy się izolować i dystansować, ale decydować zgodnie ze swoimi priorytetami, kiedy jesteśmy osiągalni dla innych, a kiedy  nie. Zaplanować tzw. „godzinę spokoju” – nauczyć współpracowników, że wtedy pracujemy koncepcyjnie, informować ich jak ważne sprawy prowadzimy.
  • Odkładanie na później – każdy to zna, ale być może nie zdajemy sobie sprawy jak wiele czasu nam to zabiera.
  • Zbyt duże zadania i zbyt wiele naraz – należy pracować metodą małych kroków, nawet słonia można zjeść, jeśli podzieli się go na wystarczająco małe porcje… Stosować pisemne plany dnia i tygodnia, planować sprawy do delegowania.
  • Perfekcjonizm – strach przed popełnieniem błędu powoduje, że nie zabieramy się za realizację ważnych celów, obawiamy się też przekazać to komuś innemu. Jesteśmy przekonani, że tylko my zrobimy to najlepiej. Należy podejmować planowane ryzyko, delegować zadania, korzystać z pomocy innych. Perfekcjonizm to pycha, która często kończy się porażką.
  • Nawyk załatwiania najpierw spraw przyjemnych – swój najlepszy czas i energię poświęcamy zbyt często na załatwianie spraw mało ważnych, ale łatwych i przyjemnych, zostawiając najtrudniejsze na koniec dnia, gdy jesteśmy wyczerpani i pracujemy mniej efektywnie. Należy zaczynać od spraw trudnych i ważnych, zaplanować na nie więcej czasu  i to w porze naszego wyżu energetycznego.

Warto też za każdy, nawet mały sukces w pokonywaniu „złodziei czasu” przyznać sobie choćby małą nagrodę, by nie stracić motywacji do dalszej walki.

Twój cel – to sen który potraktowałeś serio.

Nina Sobczak-Matysiak

Nina Sobczak-Matysiak jest psychologiem, psychoterapeutą, certyfikowanym trenerem i superwizor PTP.
Kontakt: 601 584 818.