O stylach komunikacji, komunikacji niewerbalnej, budowaniu relacji, asertywności napisano wiele. Kluczową sprawą wydaje się korzystanie z „komunikatu ja”, formie rozmowy służącej asertywnemu i równocześnie nienaruszającemu praw drugiej osoby porozumieniu, bez oceniania osoby, z którą rozmawiamy i skupianiu się na zachowaniach.

Tradycyjnie chciałbym się skupić na funkcjonowaniu biznesu i komunikacji w kilku sytuacjach zawodowych. W biznesie „komunikat ja” mógłby wyglądać np. tak:

Denerwuje mnie, kiedy się spóźniasz z raportem, ponieważ nie pozwala mi to dotrzymać moich terminów, i chciałbym byś w przyszłości wysyłał mi zestawienia w ustalonym terminie.
zamiast
Zawsze się spóźniasz, jesteś niekompetentny, nieprofesjonalny, niefachowy.

Chodzi o trzymanie się schematu:

Ja czuję… kiedy ty… ponieważ… i oczekuję, że…

Warto stosować ten schemat w sposób stanowczy i zdecydowany, odnosząc się zawsze do konkretnej sytuacji, przekazując na bazie takiej sytuacji konkretną informację, wyrażając swoje uczucia i oczekiwania.

No właśnie – oczekiwania. Z pozycji szefa, osoby zarządzającej ludźmi, powinniśmy zastanowić się w jaki sposób i czy w ogóle przekazujemy pracownikom informacje o naszych oczekiwaniach, o zasadach, według których działamy. Takie zasady nie są przecież uniwersalne i mogą się bardzo różnić w zależności od preferowanego stylu pracy managera. Każdy szef ma prawo do swojego systemu wartości biznesowych. Jeden będzie sobie bardzo cenił kreatywność i zaangażowanie. Inny sumienność, dotrzymywanie terminów i konkretne, liczbowe wyniki. Jeszcze inny umiejętność pracy zespołowej i gotowość do uczestniczenia w coraz to nowych projektach i ciągłego szukania optymalizacji. Co zrobić, by pracownicy znali nasze oczekiwania, wiedzieli, co jest dla nas ważne? I co równie ważne – jak sprawić, by wszyscy mieli tę samą informację, wspólny mianownik sytuacji? To zarazem trudne i proste. Co można zrobić? Po prostu – zebrać wszystkie zainteresowane osoby i wygłosić expose! Prosty sposób, by uniknąć nieporozumień, niedomówień, błędnych domysłów i napięć.

Ktoś powie, firma to nie sejm, a ja nie jestem premierem. Ale to, co mam na myśli, to nie musi być kilkugodzinne i pełne ogólników przemówienie, wręcz przeciwnie.

A więc – na czym powinno polegać expose szefa:

  • Warto rozpocząć od przedstawienia celu spotkania, naszych intencji
  • Określić możliwie konkretnie niepożądane zachowania, takie, których nie będziemy tolerować
  • Przedstawić właściwe zachowania, takie, za które będziemy nagradzać i które będziemy doceniać

Kiedy warto wygłosić expose:

  • Gdy rozpoczynamy pracę z nowym zespołem, np. w nowej firmie
  • Po awansie, w sytuacji gdy wchodzimy w nową rolę i będziemy zarządzać naszymi kolegami
  • Gdy do zespołu dołącza nowa osoba
  • Gdy zmieniają się cele i wartości firmy lub nasze, jako managera

Warto również zastanowić czy nie dostarczyć pracownikom przygotowanego i wygłoszonego expose również na piśmie.

Przykładowo, jak mogłoby takie expose wyglądać:

  • Wstęp:
    witam mój nowy zespół. Od 3 tygodni jestem waszym nowym przełożonym. Dla mnie jest to nowa sytuacja, wy – zapewne nie wiecie, czego się po mnie spodziewać. Zależy mi – byście wiedzieli, czym będę się kierował przy ocenie waszej pracy. Chciałbym dzięki temu uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych konfliktów i tego, że będziecie się kierowali domysłami. Powiem jasno – jakich zachowań nie będę tolerował i jakie postawy cenię najbardziej i za co w związku z tym będę nagradzał.
  • Zachowania niepożądane:
    przedstawię listę zachowań, za które na pewno będę karał, bo przynoszą skutki negatywne dla mnie. Nie będę tolerował, przemilczania ważnych tematów, wprowadzania w błąd, zamiatania spraw pod dywan. Będę wyciągał konsekwencje za niedotrzymanie ustalonych terminów realizacji zadań bez wcześniejszego uzgodnienia korekty harmonogramu. Nie będę tolerował krytyki podjętych już i wcześniej przedyskutowanych decyzji bez propozycji innych konkretnych rozwiązań
  • Zachowania pożądane:
    zamierzam konsekwentnie doceniać kilka najważniejszych dla mnie postaw. Będę doceniał samodzielność i inicjatywę w wykonywaniu powierzonych zadań. Będę też doceniał postawę odpowiedzialności i poszukiwania możliwych do wdrożenia rozwiązań w sytuacjach kryzysowych i konfliktowych. Będę wyróżniał za kreatywność, otwartość na zmiany, skuteczność w działaniu, w doprowadzaniu spraw do końca
  • Na koniec warto zapytać, czy coś jest niejasne

To jest tylko przykład tego, jak expose może wyglądać. Przy konstruowaniu listy zachowań trzeba zwrócić uwagę, by utrzymać równą proporcję pomiędzy zachowaniami pozytywnymi negatywnymi, i nie skupiać się np. tylko na negatywach i karaniu. Expose szefa to nie jest wymiana zdań z pracownikami i dyskusja. To przedstawienie w jasnych i konkretnych słowach swoich oczekiwań. Ustawia zespół, ułatwia funkcjonowanie firmy, wiele wyjaśnia.

Jeżeli jesteś szefem i zależy ci na tym, by pracownicy spełniali twoje oczekiwania, to może powiedz im wszystkim po prostu o co ci chodzi…